ΔΗΜΟΚΡΙΤΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΡΑΚΗΣ - ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

itc-fp

Διοίκηση

Εκτύπωση

Λειτουργία ΟΠΣ των γραμματειών του ΔΠΘ - Έκδοση λογαριασμών χρήστη.

Σχετικά με  το υπόψη θέμα και με αφορμή τις συχνές αλλαγές που σημειώθηκαν στο προσωπικό των γραμματειών, που είναι και χειριστές της εφαρμογής(προγράμματος)  των γραμματειών, θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για τα εξής:

Α.  Για να προστατευθεί η ακεραιότητα του ΟΠΣ :

  • Ο υπάλληλος που ασχολείται με το πρόγραμμα των γραμματειών θα πρέπει καθ’ όλη την διάρκεια που ανήκει στο τμήμα να μην αλλάζει το αντικείμενό του.
  • Σε περίπτωση που αυτό για διάφορους λόγους δεν είναι εφικτό, τα καθήκοντά του για όσο αυτός απουσιάζει να τα αναλαμβάνει ο υπάλληλος που είχε χρησθεί ως αναπληρωματικός χρηστης του ΟΠΣ.
  • Η οποιαδήποτε τοποθέτηση υπαλλήλου στην θέση του χειριστή του ΟΠΣ των γραμματειών θα πρέπει να γίνεται κατά το δυνατόν κατά τους θερινούς μήνες. (Σε αυτή την περίοδο ο όγκος των εργασιών αλλά και των αλλαγών των δεδομένων του συστήματος είναι ελάχιστος και έτσι περιορίζονται οι πιθανότητες λαθών στο σύστημα).
  • Με την αποχώρηση ενός υπαλλήλου που ήταν επιφορτισμένος με την χρήση του προγράμματος των γραμματειών θα πρέπει να ενημερώνεται άμεσα η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης για την απενεργοποίηση του λογαριασμού  του στο ΟΠΣ.

Β. Για την ελαχιστοποίηση των προβλημάτων κατά την αντικατάσταση χρηστών της εφαρμογής :

  • Ο πιθανός αντικαταστάτης του χρήστη του ΟΠΣ που καταργείται θα πρέπει να αναζητείται πρωτίστως στους υπαλλήλους του τμήματος που έχουν τη  μεγαλύτερη εμπειρία στη χρήση του προγράμματος γραμματειών.
  • Η διεύθυνση μηχανοργάνωσης θα αναλαμβάνει άμεσα την εκπαίδευση ενός υπαλλήλου μόνο σε περίπτωση κατάργησης ταυτόχρονα και του κυρίου και του αναπληρωματικού χρήστη του ΟΠΣ.
  • Τα απαραίτητα σεμινάρια για την εκπαίδευση στη λειτουργία του συστήματος θα διεξάγονται κατά τους θερινούς μήνες και εφόσον υπάρχει σχετική ανάγκη.

Γ. Για την ασφάλεια κατά την χρήση της εφαρμογής:

  • Τα στοιχεία πρόσβασης (όνομα χρήστη και κωδικός) δεν κοινοποιούνται σε κανέναν τρίτο, ούτε τηλεφωνικά ούτε με email. Οι συνεργάτες τεχνικής υποστήριξης δεν πρόκειται σε καμία επικοινωνία στο πλαίσιο της τεχνικής υποστήριξης να σας ζητήσουν τους κωδικούς πρόσβασης που χρησιμοποιείτε !
  • Ο κάθε χρήστης μπορεί να αλλάξει των κωδικό μέσα από την εφαρμογή.
  • Ο κάθε χρήστης είναι υπεύθυνος για την ασφάλή φύλαξη και διαχείριση αυτών των στοιχείων.
  • Η έκδοση λογαριασμών για την χρήση του ΟΠΣ των γραμματειών θα γίνεται μετά από γραπτή αίτηση  του τμήματος προς την Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης.
  • Οποιαδήποτε χρήση λογαριασμού από μη εγκεκριμένα άτομα θα θεωρείται προσπάθεια παραβίασης και ο λογαριασμός θα απενεργοποιείται άμεσα.

Ύστερα από τα παραπάνω σας παρακαλούμε για την από κοινού με την Διεύθυνσή μας υλοποίηση  των παραπάνω ώστε να πετύχουμε την όσον το δυνατόν καλύτερη και αποδοτικότερη αξιοποίηση της εφαρμογής των  Γραμματειών του ΟΠΣ.

Συνημμένα:
Μεταφόρτωση αυτού του αρχείου (Ekdosh_logariasmwn_xrhstwn.pdf)Έγγραφο[Έκδοση λογαριασμών χρηστών]94 kB